Polisi Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae Kinetic Health Partners Limited ("Kinetic", "ni") wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a chyfrinachedd gwybodaeth bersonol. Mae Kinetic yn bartner gweithlu a darparu gofal iechyd i'r GIG, gan weithredu mewn menter ar y cyd â ShropDoc. Mae'r Polisi Preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym yn casglu, defnyddio a diogelu eich gwybodaeth bersonol, a'ch hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth honno.

Pwy sy'n gyfrifol am eich data

Mae rôl Kinetic yn dibynnu ar y cyd-destun. Ar gyfer y gweithlu clinigol ac ymgeiswyr rydym yn eu recriwtio ac yn eu cyflogi neu'n eu hymgysylltu, mae Kinetic yn gweithredu fel Rheolwr Data. Pan fyddwn yn darparu neu'n gweithredu gwasanaethau ar ran sefydliad GIG neu Fwrdd Iechyd, fel arfer y sefydliad GIG hwnnw yw'r Rheolwr Data ac mae Kinetic yn gweithredu fel Proseswr Data ar ei ran. Lle bo angen ar gyfer gwasanaethau penodol, gall Kinetic weithredu fel cyd-reolwr.

Mae'r polisi hwn yn cwmpasu prosesu Kinetic ei hun fel rheolwr. Pan fydd Kinetic yn gweithredu fel proseswr, mae gwybodaeth breifatrwydd y sefydliad GIG perthnasol hefyd yn berthnasol.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

• Gwybodaeth bersonol (megis enw, manylion cyswllt, dyddiad geni).
• Gwybodaeth broffesiynol a chyflogaeth (megis cymwysterau, cofrestriadau, geirdaon, hawl i weithio, statws DBS) ar gyfer y gweithlu clinigol ac ymgeiswyr.
• Gwybodaeth iechyd a gofal, lle bo'n berthnasol i wasanaeth rydym yn ei ddarparu.
• Gwybodaeth sy'n ymwneud â darparu gwasanaeth, adolygiadau a monitro ansawdd.
• Gwybodaeth am weithwyr proffesiynol neu gynrychiolwyr lle mae rhywun yn gweithredu ar ran person arall.

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

• Yn uniongyrchol gennych chi (neu eich cynrychiolydd).
• Gan sefydliadau GIG a chyrff comisiynu.
• Gan weithwyr proffesiynol iechyd a gofal cymdeithasol.
• O brosesau recriwtio a chydymffurfio (megis canolwyr, cyrff cofrestru a darparwyr gwiriadau cefndir).
• O systemau a ddefnyddir i ddarparu gwasanaethau a gomisiynwyd.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

• I recriwtio, ymgysylltu a defnyddio gweithlu clinigol.
• I ddarparu a rheoli gwasanaethau iechyd a gofal yr ydym wedi'u comisiynu i'w darparu.
• I gefnogi cynllunio gofal a gwneud penderfyniadau lle bo'n berthnasol.
• I gyfathrebu â chi neu eich cynrychiolwyr.
• I gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol, rheoleiddiol a chytundebol.
• I fonitro a gwella ansawdd a diogelwch ein gwasanaethau.

Dim ond pan fo sail gyfreithlon i wneud hynny o dan UK GDPR y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

• Contract (i ymgysylltu â'r gweithlu a darparu gwasanaethau a gontractiwyd).
• Rhwymedigaeth gyfreithiol.
• Buddiannau cyfreithlon (lle bo'n briodol ac wedi'i gydbwyso yn erbyn eich hawliau).
• Tasg gyhoeddus, lle rydym yn darparu gwasanaethau iechyd a gofal ar ran corff GIG.

Pan fyddwn yn prosesu data categori arbennig (megis gwybodaeth iechyd), rydym yn gwneud hynny lle bo'n angenrheidiol ar gyfer darparu gofal iechyd neu ofal cymdeithasol, lle bo'n ofynnol o dan ddeddfwriaeth iechyd a gofal cymdeithasol, neu gyda chaniatâd penodol lle bo'n berthnasol.

Sut rydym yn rhannu eich gwybodaeth

• Sefydliadau GIG, gan gynnwys Byrddau Iechyd a byrddau iechyd GIG Cymru.
• Awdurdodau lleol a sefydliadau partner.
• Gweithwyr proffesiynol iechyd a gofal cymdeithasol sy'n ymwneud â'r gwasanaeth perthnasol.
• Cyrff rheoleiddio, cofrestru a gwiriadau cefndir, lle bo'n berthnasol i gydymffurfiaeth y gweithlu.
• Sefydliadau awdurdodedig eraill lle mae sail gyfreithlon.

Dim ond pan fo'n angenrheidiol, yn gyfreithlon ac yn briodol y byddwn yn rhannu gwybodaeth, ac rydym yn rhoi cytundebau priodol ar waith pan fyddwn yn gwneud hynny.

Optio Allan o Ddata Cenedlaethol

Fel darparwr gwasanaethau a gomisiynwyd gan y GIG, rydym yn cydymffurfio â'r Optio Allan o Ddata Cenedlaethol lle bo'n berthnasol. Pan fo ein gweithgareddau'n cynnwys gwybodaeth a ddefnyddir ar gyfer gofal uniongyrchol, nid yw'r optio allan yn berthnasol. Mae'n berthnasol yn unig pan ddefnyddir gwybodaeth at ddibenion y tu hwnt i ofal uniongyrchol, megis cynllunio neu ymchwil. Gallwch reoli eich dewis yn https://www.nhs.uk/your-nhs-data-matters/manage-your-choice/.

Sut rydym yn diogelu eich gwybodaeth

• Systemau TG diogel.
• Rheolyddion mynediad a chaniatâd seiliedig ar rôl.
• Hyfforddiant staff a chytundebau cyfrinachedd.
• Archwiliadau a monitro rheolaidd.

Pa mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth

Rydym yn cadw gwybodaeth yn unol â Chod Ymarfer Rheoli Cofnodion y GIG, gofynion cyfraith cyflogaeth, a rhwymedigaethau cyfreithiol eraill. Cedwir gwybodaeth dim ond cyhyd ag y bo angen ac yna fe'i dilëir yn ddiogel.

Eich hawliau

• Mynediad at eich data personol.
• Cywiro data anghywir.
• Cyfyngu ar, neu wrthwynebu, prosesu mewn rhai amgylchiadau.
• Dilëu, lle bo'n berthnasol.
• Cludadwyedd data, lle bo'n berthnasol.

Gellir gwneud ceisiadau i Kinetic neu, pan fo sefydliad GIG yn Rheolwr Data, trwy'r sefydliad hwnnw.

Codi pryderon neu gwynion

• Cysylltwch â Kinetic yn uniongyrchol.
• Cysylltwch â'r sefydliad GIG perthnasol.
• Cysylltwch â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Manylion cyswllt

Am gwestiynau am y Polisi Preifatrwydd hwn neu eich data, cysylltwch ag Arweinydd Diogelu Data Kinetic Health Partners yn hello@kinetichealthpartners.co.uk, neu ysgrifennwch at Kinetic Health Partners Limited, Temple Street, Llandrindod, LD1 5HF. Mae Kinetic wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (rhif cofrestru ICO ZC14704).